Soluciones de Email Archivo de conservar los datos confidenciales de la empresa y evitar problemas legales

ByAudrian Cambellin topicSoftware

¿Cuáles son las tres palabras que las empresas con frecuencia pasan por alto? Es política de retención de correo electrónico. Según los estudios, se ha descubierto que el volumen de los mensajes electrónicos enviados y recibidos por las empresas está a punto de la marca de 210 millones de dólares al día. También se ha previsto que los trabajadores pasarán al menos 41 por ciento de su tiempo a administrar la información almacenada electrónicamente. Imagínense! A primera hora de la mañana, los empleados corporativos encienden sus computadoras y obtener preparado para enfrentarse a la afluencia de los mails que invaden sus buzones. Obtienen los datos de borrado ocupado que parece irrelevante, spam, o insignificante. Entonces, ¿cómo está usted seguro de que algunos datos de los clientes sensibles no se elimina en medio de un sinnúmero de mensajes de spam? Esto implica pérdida de tiempo y esfuerzo sin tener la tarea hecha. Esta es la razón por qué las empresas están optando por soluciones de archivado de correo electrónico.

Un sistema de archivo de correo electrónico de la empresa es pertinente para las empresas y las industrias controladas por el cumplimiento de las leyes estrictas. Las instituciones educativas, empresas financieras, empresas de cuidado de la salud y agencias gubernamentales están tomando el almacenamiento de datos en serio debido a regulaciones tales como SEC, Sarbanes-Oxley, NASD, HIPAA, Gramm-Leach-Bliley, y FRCP. Estas regulaciones están haciendo las organizaciones a implementar el almacenamiento a prueba de tontos y las políticas archivísticas. Con este tipo de políticas en el lugar, su empresa se salvará de las multas legales fuertes que ascienden a millones de dólares. También podría poner empresas fuera del negocio.

Antes de implementar cualquier política de retención de correo, hay ciertas consideraciones. Estos incluyen:

¿Cuánto tiempo desea almacenar la información?

Decidir el tipo de registros que tiene la intención de conservar y cuáles descartar.

¿Cómo pretende deshacerse de los correos no deseados y de spam?

Educar al personal en todos los departamentos sobre la política y las consecuencias, si se incumple.

Una vez más, el sistema de archivo debe tener ciertas características para que coincida con sus necesidades de protección de datos. Ellos son:

Todos los tipos de información deben ser almacenados de forma segura incluyendo correos de texto simple, archivos adjuntos, como archivos de texto, archivos PDF y diapositivas de la presentación. Asegúrese de que los correos entrantes y salientes son capturados.

Debe coincidir con la normativa en el caso de una solicitud de eDiscovery y asuntos de litigio. La solución de archivo debe tener la capacidad para recuperar los registros en su formato original.

Debe haber una función de búsqueda avanzada para que los registros antiguos se recuperan rápidamente.

La seguridad de los archivos debe garantizarse a través de la encriptación.

Así, se ve que lo que permite al personal a archivar los mensajes de forma manual no sólo es mucho tiempo, pero también va a costar una organización fuertemente. Puede que haya resbalones como el archivo del que puede ser intencional o no intencional. Deliberados o involuntarios, tales equivocaciones pueden dar lugar a graves problemas desde la perspectiva de las solicitudes de eDiscovery. Sin embargo, con las soluciones de archivo de correo electrónico en el lugar, su empresa se ahorrará multas legales y molestias.

Para inferir, se puede decir que las empresas no deben permitir que su personal para almacenar los correos en las computadoras o archivos individuales. La razón es predecible. En caso de litigio, el equipo responsable del caso se tire de los registros de los discos duros y los buzones personales de los empleados. Se trata de tomar la ofensiva y la hora que usted nunca quiere que suceda.

Audrian Cambell ha sido un director de la empresa y sabe cómo las soluciones de archivo de correo trabajan para ayudarle a mantener el almacenamiento de mensajes de correo electrónico y hace que su trabajo rápido y más fácil. En este artículo, comparte su conocimiento sobre archivinghelps email howenterprise en la gestión eficiente de los datos.